ERP-Vertrag kündigen und Daten exportieren: Fristen, Datenherausgabe, EU Data Act

Wer ein ERP-System wechseln will, muss zuerst klären, wann der Altvertrag endet und in welcher Form er seine Daten zurückbekommt. Das Wichtigste in Kürze: Prüfen Sie Laufzeit, Kündigungsfrist und Verlängerungsklausel, kündigen Sie schriftlich nachweisbar und rechtzeitig, fordern Sie vor Vertragsende einen vollständigen Datenexport in einem dokumentierten Format an und lassen Sie die Rückgabe bestätigen. Für Cloud-Verträge gelten seit dem 12. September 2025 zusätzlich Wechselregeln des EU Data Act, deren Reichweite im Einzelfall rechtlich zu prüfen ist.

Schritt 1: Vertragsunterlagen sichten

Suchen Sie alle Dokumente zusammen: Hauptvertrag, Lizenz- oder Nutzungsbedingungen, Wartungs- oder Servicevertrag, Auftragsverarbeitungsvertrag, Leistungsbeschreibungen, Nachträge und Bestellungen für zusätzliche Nutzer oder Module. Häufig gelten mehrere Verträge nebeneinander mit unterschiedlichen Fristen: Lizenz, Wartung, Hosting und Beratungsrahmenvertrag. Erstellen Sie eine Tabelle:

Tragen Sie die späteste Kündigungsfrist als Erinnerung im Kalender ein. Verpasste Fristen führen bei automatischer Verlängerung oft zu einem weiteren Vertragsjahr oder mehr.

Schritt 2: Kündigen

Kündigen Sie in der vertraglich vorgeschriebenen Form, meist schriftlich oder in Textform, und bewahren Sie den Zugangsnachweis auf (Einschreiben, E-Mail mit Lesebestätigung, Kundenportal-Bestätigung). Nennen Sie alle betroffenen Verträge und Vertragsnummern und bitten Sie um schriftliche Bestätigung des Vertragsendes. Prüfen Sie, ob ein Sonderkündigungsrecht besteht, etwa bei Preiserhöhung, wesentlicher Leistungsänderung oder Wartungsende. Fristen, Auslegung und Wirksamkeit von Klauseln in Allgemeinen Geschäftsbedingungen sind rechtlich nicht trivial; lassen Sie bei hohen Beträgen einen Anwalt prüfen.

Schritt 3: Datenexport definieren

Der Export entscheidet darüber, wie leicht der Wechsel wird. Legen Sie schriftlich fest:

1. Umfang: Stammdaten, Bewegungsdaten, Belege, Dokumente, Protokolle, Berechtigungen, Anpassungsdokumentation.
2. Format: Offene, maschinenlesbare Formate wie CSV, XML oder JSON, dazu eine Beschreibung der Tabellen und Felder. Ein reines PDF-Archiv reicht für eine Migration nicht.
3. Zeitpunkt: Mindestens ein Testexport früh im Projekt und der finale Export nach Abschluss der letzten Buchungen.
4. Kosten: Ist der Export im Preis enthalten oder wird er nach Aufwand berechnet? Hier gibt es oft Überraschungen.
5. Datenintegrität: Prüfsummen oder Satzzahlen, damit Sie Vollständigkeit abgleichen können.

Bitten Sie den Anbieter, ein Exportbeispiel schon vor der Kündigung zu liefern. So sehen Sie, ob die Daten für das Zielsystem brauchbar sind.

Rolle des EU Data Act

Die europäische Datenverordnung (Data Act) gilt seit dem 12. September 2025. Sie enthält Regeln für den Wechsel zwischen Anbietern von Datenverarbeitungsdiensten, zu denen Cloud- und Software-as-a-Service-Angebote zählen können. Nach den Vorgaben sollen Anbieter den Wechsel ermöglichen, die Pflichten und Fristen im Vertrag festhalten und für den Wechsel Unterstützung bieten. Wechselentgelte sollen schrittweise abgeschafft werden, vollständig ab Januar 2027, bis dahin sind nur reduzierte Entgelte zulässig. Wie das konkret für Ihren ERP-Vertrag gilt, hängt von der Einordnung des Dienstes, dem Vertragsbeginn und den Vertragsklauseln ab. Behandeln Sie die Verordnung als zusätzliches Argument in Gesprächen mit dem Anbieter, nicht als Ersatz für vertragliche Regelungen. Die aktuellen Informationen finden Sie bei der Europäischen Kommission und bei der Bundesnetzagentur als zuständiger Stelle, ergänzend bei Fachanwälten.

Übergangszeit planen

Sorgen Sie dafür, dass das Altsystem bis zum erfolgreichen Go-live des neuen Systems und danach noch eine Weile lesbar bleibt. Typische Optionen:

• Vertragsverlängerung um einige Monate als Puffer, falls das neue Projekt sich verzögert. Verhandeln Sie das früh, bevor Ihre Verhandlungsposition schwächer wird.
• Reduzierter Lesezugriff: Wenige Lizenzen für Einsicht und Betriebsprüfung statt voller Nutzerzahl.
• Archivierung: Export und Ablage in einem revisionssicheren Archiv. Dabei sind die Anforderungen aus den GoBD zu beachten, siehe GoBD und Aufbewahrung im ERP.

Datenschutz am Vertragsende

Nach Beendigung der Auftragsverarbeitung muss der Anbieter personenbezogene Daten nach Ihrer Wahl löschen oder zurückgeben (Art. 28 Abs. 3 Buchstabe g DSGVO), sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. Verlangen Sie eine schriftliche Löschbestätigung und klären Sie, wann Backups gelöscht werden. Löschen Sie erst, wenn Sie die Vollständigkeit des Exports geprüft haben und aufbewahrungspflichtige Daten gesichert sind.

Typische Fallen

• Kündigungsfrist von mehreren Monaten zum Jahresende übersehen.
• Wartungsvertrag läuft länger als der Lizenzvertrag oder umgekehrt.
• Export wird erst am letzten Tag angefordert und liegt dann in einem unbrauchbaren Format vor.
• Zugriff endet mit dem Vertragsende, obwohl Betriebsprüfung noch aussteht.
• Anpassungen und Schnittstellen sind nicht dokumentiert, und der Quellcode gehört dem Anbieter.
• Zusatzgebühren für Datenherausgabe oder Beratung zur Datenstruktur.

Rechenbeispiel Doppelzahlung

Sie zahlen im Altsystem 2.400 Euro pro Monat (Beispielwert) und das neue System startet drei Monate später als geplant, weil die Datenmigration länger dauert. Die Verlängerung des Altvertrags um drei Monate kostet 7.200 Euro. Planen Sie solche Puffer im Projektbudget ein, siehe Was kostet ERP-Software im Mittelstand.

Häufige Fragen

Darf der Anbieter Daten zurückhalten?

Die Daten gehören Ihnen. Ein Anbieter darf die Herausgabe nicht ohne vertraglichen oder gesetzlichen Grund verweigern, kann aber Aufwand berechnen, wenn der Vertrag das vorsieht. Bei Streit hilft rechtliche Beratung.

Wie lange muss ich Altdaten aufbewahren?

Das hängt von der Datenart ab: Buchungsbelege acht Jahre, Bücher und Abschlüsse zehn Jahre, Handelsbriefe sechs Jahre. Die Fristen beginnen mit Ablauf des Kalenderjahres.

Kann ich den Vertrag vorzeitig beenden?

Nur bei Sonderkündigungsrecht oder einvernehmlich. Verhandeln Sie bei Wechsel zu einem anderen Produkt desselben Herstellers über Anrechnung von Lizenzen.

Quellen

• Europäische Kommission — Informationen zum EU Data Act
• Bundesnetzagentur — Informationen zur Durchsetzung des Data Act in Deutschland
• Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit — Löschung und Auftragsverarbeitung