E-Rechnung im ERP: Pflicht seit 2025, Fristen bis 2028, XRechnung und ZUGFeRD

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen im B2B-Geschäft empfangen können. Das Ausstellen strukturierter E-Rechnungen wird gestaffelt Pflicht: Bis Ende 2026 darf noch die Papierrechnung oder (mit Zustimmung des Empfängers) eine andere elektronische Rechnung genutzt werden, im Jahr 2027 gilt das nur noch für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro, ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für alle. Ein ERP-System für den Mittelstand muss deshalb heute mindestens E-Rechnungen empfangen und lesen, in absehbarer Zeit auch erzeugen, versenden und revisionssicher archivieren können.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes (§ 14 UStG) ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN 16931) entsprechen. Eine PDF-Datei oder ein eingescanntes Papierdokument ist keine E-Rechnung im neuen Sinn, sondern eine „sonstige Rechnung“. Zwei Formate sind in Deutschland verbreitet:

Format	Aufbau	Hinweis
XRechnung	Reine XML-Datei, kein Bildanteil	Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber, auch im B2B nutzbar
ZUGFeRD (ab Version 2.0.1, geeignete Profile)	PDF mit eingebetteten XML-Daten	Lesbar für Menschen und Maschinen; nur Profile, die EN 16931 erfüllen, zählen als E-Rechnung

Bei ZUGFeRD reichen die Profile „Minimum“ und „Basic WL“ nicht aus, weil sie nicht alle erforderlichen Daten enthalten. Maßgeblich ist bei Abweichungen der strukturierte XML-Teil.

Zeitplan der Pflicht

Seit 1. Januar 2025: Empfangspflicht für alle inländischen Unternehmer im B2B-Verkehr. Sie brauchen ein E-Mail-Postfach, das strukturierte Rechnungen annimmt, und eine Möglichkeit, sie zu lesen und weiterzuverarbeiten. Ein Einverständnis des Empfängers ist nicht mehr nötig.
Bis 31. Dezember 2026: Übergangsfrist für das Ausstellen. Papierrechnungen sind weiter erlaubt, sonstige elektronische Rechnungen (zum Beispiel PDF) mit Zustimmung des Empfängers.
Bis 31. Dezember 2027: Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von höchstens 800.000 Euro im Vorjahr dürfen weiterhin Papier- oder sonstige elektronische Rechnungen mit Zustimmung ausstellen. Auch EDI-Verfahren sind unter Bedingungen bis dahin möglich.
Ab 1. Januar 2028: Strukturierte E-Rechnungen für alle inländischen B2B-Umsätze.

Heute ist der 21. Oktober 2026: Die erste Übergangsfrist endet in wenigen Wochen. Wer noch kein ERP hat, das E-Rechnungen erzeugt, sollte jetzt entscheiden.

Welche Rechnungen betroffen sind

Die Pflicht gilt für Umsätze zwischen inländischen Unternehmern. Ausnahmen betreffen unter anderem Rechnungen über Kleinbeträge bis 250 Euro und Fahrausweise. Privatkunden (B2C) sind nicht erfasst; hier bleibt die Rechnung in der gewählten Form zulässig. Für Auslandsgeschäfte, steuerfreie Umsätze und Sonderfälle gelten Besonderheiten; klären Sie diese mit Ihrer Steuerberatung. Maßgeblich sind das Bundesfinanzministerium und seine Anwendungsschreiben zur E-Rechnung, die zuletzt aktualisiert wurden. Prüfen Sie dort die aktuelle Fassung.

Was Ihr ERP-System können muss

Empfang:

Eingangskanal für strukturierte Rechnungen (E-Mail-Postfach, Portal, Plattform wie Peppol).
Erkennen des Formats und Darstellung für Menschen (Visualisierung der XML-Daten).
Formale Prüfung gegen die Norm (Validierung) und fachliche Prüfung (Bestellung, Wareneingang, Preise).
Übernahme der Daten in die Kreditorenbuchhaltung ohne Neuerfassung.

Versand:

Erzeugung von XRechnung oder ZUGFeRD aus den Rechnungsdaten.
Pflege der für das Format erforderlichen Daten: Leitweg-ID bei öffentlichen Auftraggebern, Zahlungsinformationen, Steuerkategorien, Kontaktdaten, Bestellreferenz.
Versandkanal und Protokollierung, ob die Rechnung zugestellt wurde.

Archivierung:

Aufbewahrung der Originaldatei im empfangenen Format. Eine reine Papierkopie oder ein PDF-Ausdruck der XML genügt nicht.
Maschinelle Auswertbarkeit während der Aufbewahrungsfrist, unveränderbare Speicherung oder nachvollziehbare Protokollierung, Zugriff für die Außenprüfung. Siehe GoBD und Aufbewahrung im ERP.

Was Sie praktisch vorbereiten sollten

Stammdaten prüfen: E-Mail-Adresse für Rechnungen je Kunde, Leitweg-ID, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Zahlungsbedingungen. Siehe Datenmigration.
Eingangspostfach einrichten: Ein zentrales Postfach (zum Beispiel rechnungen@ Ihrer Domain), das automatisch ausgelesen wird.
Prozesse für Prüfung und Freigabe definieren: Wer prüft eingehende E-Rechnungen sachlich? Wie läuft die Freigabe zur Zahlung?
Testrechnungen austauschen: Mit zwei bis drei wichtigen Kunden und Lieferanten vorab Formate und Übertragungswege testen.
Steuerberatung einbinden: Übergabe der Daten an die Buchhaltung klären, siehe ERP und Buchhaltung.

Beispiel: Aufwand für Nachrüstung

Ein Betrieb mit 3.000 Ausgangsrechnungen pro Jahr (illustrativ) nutzt ein Altsystem, das nur PDF erzeugt. Eine Nachrüstung per Zusatzmodul kostet einmalig einen vierstelligen Betrag plus laufende Gebühr; die Beispielzahl hängt stark vom Anbieter ab. Wenn das Altsystem auch Wartungsprobleme hat, kann die Pflicht ein guter Anlass für den Wechsel sein. Im Kostenrahmen können Sie die Einmalkosten als Fixposten berücksichtigen.

Typische Fehler

PDF-Rechnungen als E-Rechnung ansehen.
Eingehende E-Rechnungen ausdrucken und nur die Papierkopie aufbewahren.
Die Archivierung des Originals im strukturierten Format vergessen.
Leitweg-ID oder Pflichtfelder in Stammdaten nicht pflegen.
Annahme, dass die Pflicht nur Großunternehmen betrifft. Die Empfangspflicht gilt für alle.

Wann Beratung sinnvoll ist

Für Sonderfälle wie Gutschriften, Anzahlungen, Dauerschuldverhältnisse oder Auslandsumsätze lohnt eine Abstimmung mit der Steuerberatung. Bei Zweifeln an Fristen oder Ausnahmen prüfen Sie die aktuellen Schreiben des Bundesfinanzministeriums.

Häufige Fragen

Muss ich schon jetzt E-Rechnungen versenden?

Nicht zwingend. Bis Ende 2026 sind Papier und sonstige elektronische Rechnungen noch zulässig. Wer Ende 2026 mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz hatte, muss im Jahr 2027 strukturierte E-Rechnungen ausstellen.

Reicht ein PDF per E-Mail?

Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung im neuen Sinn. Es ist während der Übergangszeit nur mit Zustimmung des Empfängers zulässig.

Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?

Als Buchungsbeleg seit 2025 acht Jahre, in der Originalform. Fristbeginn ist das Ende des Kalenderjahres der Rechnung.

Brauche ich eine Software, wenn ich nur wenige Rechnungen schreibe?

Es gibt kostenlose Erfassungswerkzeuge und Angebote von Buchhaltungssoftware. Beachten Sie GoBD und Archivierung auch dort.

Quellen

Bundesministerium der Finanzen — Anwendungsschreiben zur E-Rechnung und zu § 14 UStG
Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) — Informationen zum Standard XRechnung
Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) — Informationen zu ZUGFeRD