ERP-Angebote vergleichen: So machen Sie Preise und Leistungen wirklich vergleichbar
ERP-Angebote strukturiert vergleichen: Anforderungsliste, Fünf-Jahres-Kosten, Nutzwertanalyse mit Rechenbeispiel und typische Lücken in Festpreisangeboten.
ERP-Angebote sind selten direkt vergleichbar: Der eine Anbieter rechnet pro Nutzer und Monat, der andere bietet Lizenz plus Tagessätze, der dritte einen Festpreis mit unklarem Umfang. Vergleichbar werden sie erst, wenn alle Anbieter dieselbe Anforderungsliste bepreisen und Sie die Kosten über fünf Jahre in dieselbe Gliederung übertragen. Danach bewerten Sie die Funktionserfüllung mit einer gewichteten Nutzwertanalyse. Dieser Guide führt Sie durch die Schritte und zeigt ein durchgerechnetes Beispiel.
Schritt 1: Eine gemeinsame Anforderungsliste
Ohne einheitliche Grundlage vergleichen Sie Äpfel mit Birnen. Erstellen Sie ein knappes Lastenheft mit den Anforderungen aus Ihrer Sicht, sortiert nach Prozessen: Angebot und Auftrag, Einkauf, Lager, Produktion, Rechnungswesen, Berichtswesen, Schnittstellen, Datenschutz und Betrieb. Unterscheiden Sie:
- Muss-Kriterien: ohne sie scheidet ein System aus (zum Beispiel GoBD-Konformität, Empfang und Versand von E-Rechnungen, Chargenverfolgung).
- Soll-Kriterien: gewünscht und gewichtet (zum Beispiel mobile Lagerbuchung, Kundenportal).
- Kann-Kriterien: Bonus ohne Gewicht.
Je konkreter Sie formulieren („Rückmeldung von Fertigungsaufträgen per Handscanner mit Zeit- und Mengenerfassung“), desto weniger Interpretationsspielraum haben Anbieter. Der Anbieter sollte pro Anforderung angeben, ob sie Standard, Konfiguration, Anpassung oder nicht möglich ist.
Schritt 2: Kosten über fünf Jahre in eine Struktur bringen
Bitten Sie alle Anbieter, ihr Angebot in dieser Gliederung aufzuschlüsseln, und rechnen Sie fehlende Posten selbst nach:
| Kostenart | Einmalig | Jährlich |
|---|---|---|
| Software (Lizenz, Abo, Module) | ||
| Einführung (Beratung, Konfiguration, Projektleitung) | ||
| Anpassungen und Schnittstellen | ||
| Datenmigration | ||
| Schulung | ||
| Betrieb (Hosting, Hardware, Backup) | ||
| Wartung und Support | ||
| Interne Aufwände (geschätzt) |
Erst die Gesamtsumme je Jahr und über fünf Jahre zeigt, welches Angebot günstiger ist. Mehr zu den Posten steht im Guide Was kostet ERP-Software im Mittelstand.
Schritt 3: Festpreis oder Aufwand prüfen
Beim Festpreis ist entscheidend, was enthalten ist. Fragen Sie: Wie viele Workshoptage? Wie viele Schulungstage? Welche Schnittstellen? Wie viele Testzyklen? Wer trägt Mehraufwand durch geänderte Anforderungen (Change Requests)? Wie hoch sind die Tagessätze für Zusatzleistungen? Beim Aufwandsmodell brauchen Sie eine belastbare Schätzung mit Obergrenze oder mindestens eine monatliche Berichterstattung über Stunden und Restaufwand. Ein günstiger Festpreis mit knapp gefasstem Leistungsumfang kann am Ende teurer sein als ein höheres, vollständiges Angebot.
Schritt 4: Gewichtete Nutzwertanalyse
Bewerten Sie jedes Soll-Kriterium mit Punkten von 0 bis 5 und multiplizieren Sie mit einem Gewicht. So sieht ein verkürztes Beispiel aus (alle Werte illustrativ):
| Kriterium | Gewicht | Anbieter A (Punkte) | Anbieter B (Punkte) |
|---|---|---|---|
| Passung Kernprozesse | 40 % | 4 | 5 |
| Schnittstelle Steuerberatung | 15 % | 5 | 3 |
| Bedienbarkeit | 15 % | 4 | 3 |
| Referenzen ähnlicher Größe | 15 % | 3 | 4 |
| Betrieb und Support | 15 % | 4 | 4 |
Rechnung Anbieter A: 0,40 × 4 + 0,15 × 5 + 0,15 × 4 + 0,15 × 3 + 0,15 × 4 = 1,60 + 0,75 + 0,60 + 0,45 + 0,60 = 4,00. Anbieter B: 0,40 × 5 + 0,15 × 3 + 0,15 × 3 + 0,15 × 4 + 0,15 × 4 = 2,00 + 0,45 + 0,45 + 0,60 + 0,60 = 4,10.
Der Abstand ist klein. In diesem Fall entscheiden die Kosten und das Bauchgefühl nach den Referenzgesprächen. Wichtig: Legen Sie die Gewichte vor den Vorführungen fest, damit sie nicht nachträglich zugunsten des Favoriten verschoben werden. Setzen Sie außerdem eine Mindestpunktzahl für Kernprozesse, unter der ein Anbieter unabhängig vom Gesamtergebnis ausscheidet.
Schritt 5: Vorführung mit eigenen Daten
Verlangen Sie ein Szenario, das Sie vorgeben: drei typische Aufträge, ein Sonderfall (Teillieferung, Retoure oder Auftrag mit Variante) und ein Monatsabschluss-Schritt. Beobachten Sie nicht nur das Ergebnis, sondern die Zahl der Klicks, die Verständlichkeit für Ihre Mitarbeiter und die Reaktion auf Abweichungen. Laden Sie die künftigen Anwender ein, nicht nur die Geschäftsführung. Notieren Sie Zusagen im Protokoll und lassen Sie sich bestätigen, was Standard ist.
Referenzen richtig einholen
Sprechen Sie mit Kunden, die Sie sich selbst aussuchen, nicht nur mit den vom Anbieter genannten. Gute Fragen: Wie lange hat die Einführung tatsächlich gedauert und um wie viel Prozent wurde das Budget überschritten? Wie reagiert der Support? Welche Funktion fehlt bis heute? Würden Sie sich wieder für das System entscheiden? Fragen Sie auch nach dem ersten Monatsabschluss und dem ersten Jahresabschluss nach dem Start.
Fehler beim Angebotsvergleich
- Anforderungen erst nach der Vorführung formulieren.
- Preise ohne Nutzertypen und Mengen vergleichen.
- Preissteigerungsklauseln und Mindestlaufzeiten übersehen.
- Rabatte als Argument nehmen, ohne die Listenpreis-Basis zu kennen; verhandeln Sie über die Gesamtsumme über fünf Jahre.
- Keine Ausstiegskosten betrachten.
Wann Beratung sinnvoll ist
Bei komplexen Projekten, Konzernstrukturen oder Branchen mit Regulierung lohnt eine unabhängige Beratung für Lastenheft und Bewertung. Für Vertragsklauseln empfiehlt sich rechtliche Prüfung. Die Checkliste zur ERP-Auswahl hilft Ihnen, nichts zu vergessen.
Häufige Fragen
Wie viele Angebote sollte ich einholen?
Drei bis fünf, aufbauend auf einer Vorauswahl. Mehr Angebote erhöhen den Aufwand, ohne den Erkenntnisgewinn proportional zu steigern.
Was ist der Unterschied zwischen Lastenheft und Pflichtenheft?
Das Lastenheft beschreibt, was Sie als Auftraggeber verlangen. Das Pflichtenheft beschreibt, wie der Anbieter die Anforderungen umsetzen will. Es sollte vertraglicher Bestandteil werden.
Lohnt es sich, den Preis zu verhandeln?
Ja, vor allem bei Einführungstagessätzen, Mindestlaufzeiten und Preisanpassungsklauseln. Verhandeln Sie über die gesamten Fünf-Jahres-Kosten, nicht nur über den Rabatt auf die Lizenz.
Quellen
- Bundesministerium der Finanzen — GoBD und steuerliche Anforderungen
- Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik — Sicherheitsanforderungen an Cloud-Dienste
- Deutsches Institut für Normung — Normen zu Projektmanagement und Softwarequalität
