ERP-Lizenzmodelle erklärt: Cloud-Abo, Kauf mit Wartung und Miete im Vergleich

ERP-Software wird im Mittelstand im Wesentlichen auf drei Wegen bezahlt: als Abo in der Cloud (laufende Gebühr pro Nutzer), als Kauf einer Lizenz mit jährlicher Wartung (meist im eigenen Rechenzentrum) oder als Miet- beziehungsweise Hostingmodell, das beides mischt. Welches Modell günstiger und sicherer ist, hängt von Nutzerzahl, Anpassungsbedarf, IT-Kompetenz, Datenschutzanforderungen und davon ab, ob Sie Investitionen oder laufende Kosten bevorzugen. Dieser Guide erklärt die Modelle, die dahinterstehenden Nutzerbegriffe und die Vertragspunkte, die in der Praxis am meisten Streit erzeugen.

Die wichtigsten Nutzerbegriffe

Preise werden fast immer pro Nutzer gerechnet, aber nicht jeder Nutzer ist gleich:

• Named User: Die Lizenz gehört einer benannten Person. Sie darf das System nutzen, egal ob gleichzeitig andere angemeldet sind. Üblich in Cloud-Abos.
• Concurrent User: Es wird die Zahl der gleichzeitig angemeldeten Nutzer begrenzt. Das kann bei Schichtbetrieb günstiger sein, ist heute aber seltener.
• Nutzertypen: Viele Hersteller unterscheiden Vollnutzer (alle Module), eingeschränkte Nutzer (z. B. nur Zeiterfassung, Freigaben oder Lesen) und Entwickler- oder Beratungsnutzer. Die Zuordnung entscheidet über den Preis stärker als die Kopfzahl.
• Zusatzlizenzen: Zusätzliche Mandanten (Gesellschaften), Datenbankinstanzen, Testsysteme, API-Zugriffe oder Dokumentenspeicher werden oft separat berechnet.

Fragen Sie im Angebot ausdrücklich nach, welche Mitarbeiter welchen Nutzertyp benötigen. Lagerarbeiter mit Handscanner, Außendienst mit Tablet und Geschäftsführung mit Dashboard sind typische Zweifelsfälle.

Die drei Modelle im Vergleich

Der Wartungssatz beim Kauf ist ein Erfahrungswert; maßgeblich ist allein der Vertrag. Prüfen Sie, ob der Satz an Listenpreise gekoppelt ist und ob der Hersteller ihn einseitig erhöhen darf.

Rechenbeispiel: Wann kippt die Rechnung?

Zur Veranschaulichung (alle Zahlen sind Beispielwerte): Ein Abo kostet 1.200 Euro je Nutzer und Jahr. Eine vergleichbare gekaufte Lizenz kostet 3.000 Euro je Nutzer, dazu kommen 20 Prozent Wartung, also 600 Euro jährlich, sowie 400 Euro je Nutzer und Jahr für Betrieb und Administration.

• Abo über 7 Jahre: 7 × 1.200 = 8.400 Euro je Nutzer.
• Kauf über 7 Jahre: 3.000 + 7 × 600 + 7 × 400 = 3.000 + 4.200 + 2.800 = 10.000 Euro je Nutzer.

In diesem Beispiel bleibt das Abo über sieben Jahre günstiger. Rechnen Sie dagegen mit 400 Euro Wartung und 200 Euro Betrieb, liegt der Kauf mit 3.000 + 2.800 + 1.400 = 7.200 Euro darunter. Die Lehre: Kleine Änderungen bei Wartung und Betrieb entscheiden über den Break-even. Setzen Sie deshalb eigene Werte im Kostenrahmen-Rechner ein.

Datenschutz und Speicherort

Bei Cloud-ERP verarbeitet der Anbieter personenbezogene Daten Ihrer Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter in Ihrem Auftrag. Nach Art. 28 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) brauchen Sie dafür einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Klären Sie außerdem:

1. In welchen Rechenzentren und Ländern werden Daten gespeichert und gesichert?
2. Setzt der Anbieter Unterauftragnehmer ein, und werden Sie über Änderungen informiert?
3. Gibt es Datenübermittlungen in Drittländer, und auf welcher Rechtsgrundlage (Angemessenheitsbeschluss, Standardvertragsklauseln)?
4. Welche technischen und organisatorischen Maßnahmen sichert der Anbieter zu, und gibt es Zertifizierungen, die Sie prüfen können?

Wenn Mitarbeiterdaten im System verarbeitet werden oder das System Leistungs- oder Verhaltenskontrolle ermöglicht, hat ein vorhandener Betriebsrat nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG ein Mitbestimmungsrecht. Beziehen Sie ihn früh ein.

Vertragsfallen und Prüffragen

• Mindestlaufzeit und automatische Verlängerung: Abos laufen oft mehrere Jahre und verlängern sich stillschweigend. Kündigungsfrist im Kalender notieren.
• Preisanpassung: Index, feste Prozentsätze oder einseitiges Recht des Anbieters? Gibt es Sonderkündigungsrecht bei Erhöhung?
• Nutzerreduzierung: Dürfen Sie Nutzer während der Laufzeit abbauen, oder gilt die Menge als Mindestabnahme?
• Updates und Releasewechsel: Müssen Sie halbjährliche Cloud-Updates mitgehen? Wie werden Ihre Anpassungen geprüft?
• Verfügbarkeit: Welche Verfügbarkeit ist zugesagt, und welche Folgen hat eine Unterschreitung?
• Datenexport: Bekommen Sie Ihre Daten bei Vertragsende in einem nutzbaren Format? Siehe Vertrag kündigen und Daten exportieren.

Entscheidungshilfe

Cloud passt häufig, wenn Sie überwiegend Standardprozesse fahren, keine eigene IT-Abteilung haben und mit planbaren Monatskosten rechnen wollen. Kauf oder Hosting beim Partner passt, wenn Sie umfangreiche Anpassungen brauchen, Schnittstellen zu Maschinen oder Altsystemen betreiben oder aus Gründen der Datenhoheit im eigenen Haus bleiben wollen. Als Zwischenweg bieten Partner einen Betrieb Ihrer Installation im Rechenzentrum an. Prüfen Sie dann, wer Updates verantwortet.

Häufige Fragen

Was bedeutet Named User beim ERP?

Die Lizenz ist an eine bestimmte Person gebunden. Mehrere Personen dürfen sich die Lizenz nicht teilen, auch wenn sie nie gleichzeitig arbeiten.

Ist Cloud-ERP DSGVO-konform?

Die DSGVO verbietet Cloud nicht. Sie verlangt einen Auftragsverarbeitungsvertrag, geeignete Sicherheitsmaßnahmen und eine saubere Regelung zu Drittlandübermittlungen.

Kann ich ein gekauftes ERP später in die Cloud verlegen?

Technisch häufig ja, vertraglich nicht automatisch. Fragen Sie, ob Lizenzen angerechnet werden und ob Ihre Anpassungen in der Cloud lauffähig sind.

Quellen

• Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit — Informationen zur DSGVO und Auftragsverarbeitung
• Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik — Cloud-Sicherheit und Anforderungskataloge
• Europäische Kommission — Informationen zum EU Data Act